¿Cómo se regula el teletrabajo y el trabajo a distancia?

Los avances tecnológicos han posibilitado el aumento de la prestación laboral en la modalidad de teletrabajo, hasta el punto de que hay empresas que solo contemplan para sus empleados esta forma de trabajar.

Esta realidad ha hecho surgir nuevos desafíos a los que trata de dar solución la nueva regulación del trabajo a distancia. Sin embargo, aún existen muchas dudas sobre esta modalidad que vamos a analizar y responder en este artículo. 

¿En qué consiste el teletrabajo o trabajo a distancia?

En primer lugar, hay que puntualizar que no es lo mismo teletrabajo que trabajo a distancia, aunque ambos conceptos comparten muchas características.

La Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, regula esta modalidad de trabajo y aclara la terminología en su artículo 2:

1. Se entiende por trabajo a distancia la “forma de organización del trabajo o de realización de la actividad laboral conforme a la cual esta se presta en el domicilio de la persona trabajadora o en el lugar elegido por esta, durante toda su jornada o parte de ella, con carácter regular”.
2. Se entiende por teletrabajo el “trabajo a distancia que se lleva a cabo mediante el uso exclusivo o prevalente de medios y sistemas informáticos, telemáticos y de telecomunicación”.

Por otro lado, de acuerdo con la exposición de motivos de la ley, el trabajo a distancia es el que se realiza fuera de los establecimientos y centros habituales de la empresa, y el teletrabajo es una subespecie que implica la prestación de servicios con nuevas tecnologías. 

Tanto uno como otro pueden darse en una empresa que tradicionalmente ha trabajado de manera presencial, convirtiendo el contrato de trabajo del trabajador a este modo de prestación de servicios, o en una empresa cuya única forma de trabajo sea el trabajo a distancia.

La ley regula el trabajo a distancia y, dentro de este, el teletrabajo.

¿Qué se entiende por trabajo presencial?

La Ley 10/2021 también define el trabajo presencial como “aquel trabajo que se presta en el centro de trabajo o en el lugar determinado por la empresa”.

¿Todos los trabajadores pueden ser contratados en modalidad de trabajo a distancia?

Sí, aunque existen algunas limitaciones a la posibilidad de acordar la prestación del trabajo a distancia en los siguientes casos:

• En los contratos celebrados con menores. 
• En los contratos en prácticas y para la formación y el aprendizaje.

En ambos casos, el acuerdo de trabajo a distancia debe garantizar, como mínimo, que el 50 % de la prestación de servicios sea presencial, aunque en el caso de los contratos de prácticas y para la formación y el aprendizaje, se permite el desarrollo telemático, en su caso, de la formación teórica vinculada a ellos.

¿Puede la empresa obligar a realizar el trabajo a distancia?

No, la prestación de servicios a distancia o en modalidad de teletrabajo es voluntaria, no una obligación para el trabajador. Así lo establece el artículo 5 de la Ley 10/2021. Además, es un derecho del trabajador, de acuerdo con las leyes y con la negociación colectiva, en su caso.

Como consecuencia, el trabajador puede negarse si la empresa decide cambiar su modalidad de trabajo de presencial a trabajo a distancia.

También se prevé en la ley que la situación de trabajo a distancia sea reversible, y que el trabajador pueda solicitar la vuelta al trabajo presencial cuando hubiera comenzado prestando sus servicios en la empresa presencialmente.

La opción de reversibilidad podrá ejercerse por el trabajador en los términos establecidos en la negociación colectiva o, en su defecto, en los fijados en el propio acuerdo de trabajo a distancia.

¿Qué ocurre con los derechos del trabajador cuando pasa a la modalidad de trabajo a distancia?

Optar por la modalidad de trabajo a distancia no tiene ninguna consecuencia sobre los derechos del trabajador, ya que la empresa debe respetar los mismos derechos que ya tenían los trabajadores a distancia cuando realizaban su trabajo presencialmente, a excepción de los que fueran inherentes a la prestación presencial. 

Es decir, si el trabajador cobraba un plus por kilometraje, por ejemplo, no tiene sentido que lo siga cobrando cuando ya no tiene que trasladarse al centro de trabajo.

Normalmente, los conceptos inherentes a la prestación presencial son los que cobra el trabajador en concepto de indemnizaciones y suplidos.

En cuanto a los demás derechos, también se le deben mantener, por lo que el trabajador no debe sufrir ningún perjuicio en materia de condiciones laborales, estabilidad en el empleo, formación, promoción profesional, tiempo de trabajo y retribución.

Además, los trabajadores a distancia tienen derecho igualmente a la conciliación familiar y la corresponsabilidad, y a la adaptación de jornada con estos fines.

¿Qué otras garantías se deben ofrecer a los trabajadores a distancia?

Los trabajadores a distancia tienen derecho, igual que los trabajadores presenciales, a no ser discriminados por razón de sexo, edad, antigüedad o grupo profesional o discapacidad, y a ser objeto de un trato igual al de los demás trabajadores.

También deberán ser tenidos en cuenta para la implementación de medidas y planes de igualdad en la empresa, y para la aplicación de las medidas de prevención del acoso sexual o por razón de sexo, de causa discriminatoria o laboral.

Así mismo, la empresa deberá tener en cuenta la situación de los trabajadores a distancia en sus posibilidades de actuación contra la violencia de género. 

¿Qué derechos tienen los trabajadores a distancia en relación con esta modalidad de trabajo?

La ley reconoce también una serie de derechos específicos ligados a las particulares condiciones en que prestan sus servicios los trabajadores a distancia:

1. Derecho a la formación, en términos equivalentes a los trabajadores presenciales, y teniendo en cuenta las peculiaridades del trabajo a distancia. Sobre todo, la empresa deberá garantizar que reciben la formación necesaria para desarrollar su trabajo a distancia.
2. Derecho a la promoción profesional, también en los mismos términos que los trabajadores presenciales, debiendo ser informados por escrito de las posibilidades de ascenso.
3. Derecho a la dotación suficiente y mantenimiento de equipos, medios y herramientas. También deberá garantizarse que recibirán la atención precisa en caso de dificultades técnicas.
4. Derecho al abono y compensación de gastos originados por la prestación del trabajo a distancia, que no deben ser repercutidos en el trabajador.
5. Derecho a un horario flexible en la medida de lo posible, ya que puede ser necesario que el trabajador esté disponible obligatoriamente en algún momento de la jornada.
6. Derecho a un registro horario adecuado, que deberá indicar el inicio y el final de la jornada.
7. Derecho a una adecuada protección en materia de prevención de riesgos laborales, en cuya planificación se tendrán en cuenta los riesgos característicos de esta modalidad de trabajo.
8. Derecho a la intimidad y a la protección de datos, que se garantizará en la utilización de los medios telemáticos y en el control haga la empresa de la prestación laboral.
9. Derecho a la desconexión digital, de modo que la empresa respete la duración máxima de la jornada y no requiera al trabajador fuera de su horario de trabajo.
10. Derecho a ejercitar sus derechos colectivos en los mismos términos que los trabajadores presenciales, posibilidad que deberá ser facilitada por la empresa.

¿Qué obligaciones tienen los trabajadores a distancia?

También, debido a la peculiar forma de la prestación laboral, existen algunas obligaciones que afectan especialmente a los trabajadores a distancia:

1. Deber de cumplir con la protección de datos. El trabajador a distancia debe cumplir las instrucciones de la empresa en materia de protección de datos y de seguridad de la información que maneja en el desarrollo de su actividad.
2. Deber de respetar las instrucciones de uso de equipos informáticos, cumpliendo las condiciones e indicaciones de uso y conservación establecidas en la empresa en relación con los equipos y útiles informáticos.
3. Deber de soportar las medidas de control de la empresa, que podrá adoptar las medidas de vigilancia y control que estime oportunas, siempre respetando la dignidad del trabajador.

¿Qué ocurre si se presentan problemas técnicos en el trabajo a distancia?

En caso de que el desarrollo del trabajo se vea afectado por dificultades técnicas o de otra naturaleza que no sean imputables al trabajador, la empresa no podrá repercutir en el trabajador ningún tipo de perjuicio, ni modificar sus condiciones de trabajo por ese motivo, especialmente en lo relativo al tiempo de trabajo o a su retribución.

¿Cómo se debe formalizar la modalidad de trabajo a distancia?

El trabajo a distancia debe formalizarse mediante la firma de un acuerdo por escrito entre la empresa y el trabajador, que podrá incorporarse al contrato de trabajo inicial o realizarse con posterioridad, en cualquier momento en que ambas partes así lo decidan.

En cualquier caso, la firma del acuerdo debe ser anterior al comienzo de la prestación del trabajo a distancia. 

Una vez firmado, la empresa debe entregar una copia en el plazo de 10 días a la representación legal de los trabajadores, en caso de haberla, que deberán firmar también para acreditar la entrega. La copia así firmada se remitirá a los servicios de empleo.

¿Qué contenido se debe incluir en el acuerdo de trabajo a distancia?

En el acuerdo de trabajo a distancia deben constar los siguientes extremos:

• Inventario de los medios, equipos y herramientas necesarios para desarrollar el trabajo a distancia, consumibles y elementos muebles incluidos, y previsión del periodo de vida útil de todos ellos.
• Enumeración de los gastos en que pueda incurrir el trabajador como consecuencia del trabajo a distancia, y forma de cuantificación de una compensación por ese concepto.
• Horario de trabajo y reglas de disponibilidad.
• Porcentaje y distribución entre trabajo presencial y a distancia, si es el caso. 
• Centro de trabajo al que queda adscrito el trabajador.
• Lugar de trabajo a distancia elegido por el trabajador.
• Plazos de preaviso para solicitar la reversibilidad, en su caso.
• Medios de control empresarial de la prestación laboral.
• Procedimiento a seguir en caso de dificultades técnicas. 
• Instrucciones dictadas por la empresa en materia de protección de datos y sobre seguridad de la información.
• Duración del acuerdo de trabajo a distancia.

¿Se pueden modificar las condiciones pactadas en el acuerdo de trabajo a distancia?

Sí, la empresa y el trabajador, de común acuerdo, podrán modificar las condiciones que hubieran reflejado en el acuerdo de trabajo a distancia, pero deberán hacerlo por escrito y con anterioridad a su aplicación.

¿El trabajador a distancia puede pasar a trabajar de manera presencial?

Sí, los trabajadores que prestan sus servicios a distancia pueden pasar al trabajo presencial y viceversa, de acuerdo con los mecanismos y criterios establecidos en los convenios o acuerdos colectivos.

Además, los trabajadores que han trabajado a distancia desde el inicio de la relación laboral durante toda su jornada tendrán prioridad para ocupar puestos total o parcialmente presenciales, y a tal efecto deberán ser informados por la empresa de las vacantes que se produzcan.

Más información en nuestro post: ¿Puede la empresa eliminar unilateralmente el teletrabajo?

¿Puede ser despedido el trabajador por negarse al trabajo a distancia?

Como ya hemos dicho, el trabajo a distancia es un derecho del trabajador y su prestación es voluntaria, nunca obligatoria. Por ese motivo, el trabajador puede negarse si el empresario intenta imponer esta modalidad de trabajo, o bien, puede solicitar la reversibilidad al trabajo presencial en cualquier momento.

Ninguna de estas decisiones puede ser motivo de despido, y no se considerarán causa justificativa de la extinción de la relación laboral ni de la modificación sustancial de las condiciones de trabajo. 

Por tanto, un despido basado en ellas será calificado como improcedente, con el correspondiente abono de la indemnización al trabajador o su readmisión, según decida el empleador.